Você, Microempreendedor Individual (MEI), dedica-se com garra ao seu negócio, buscando crescimento e prosperidade. Mas em meio à rotina de vendas, emissão de notas fiscais e gestão financeira, uma dúvida pode surgir: será que o MEI também pode cair na malha fina da Receita Federal?

A resposta direta é: sim, o MEI também pode ser alvo da fiscalização da Receita Federal e, consequentemente, ter sua declaração retida na malha fina. Embora o regime tributário do MEI seja simplificado, o cumprimento de algumas obrigações é fundamental para evitar dores de cabeça com o Leão.

Neste guia completo, vamos desmistificar a relação entre o MEI e a malha fina, explicando os principais motivos que podem levar à retenção da sua declaração e, o mais importante, como se prevenir para manter sua situação fiscal regular.

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O Que é a Malha Fina e Como Ela Funciona?

A “malha fina” é o termo popular para a análise detalhada que a Receita Federal realiza nas declarações de contribuintes, sejam eles pessoas físicas ou jurídicas. O sistema eletrônico da Receita cruza diversas informações declaradas pelo contribuinte com outros dados disponíveis em suas bases, como movimentações bancárias, informações de cartões de crédito, declarações de outras fontes pagadoras, entre outros.

Quando o sistema identifica alguma inconsistência, erro ou omissão nas informações declaradas, a declaração é retida na malha fina para que o contribuinte possa prestar esclarecimentos e, se necessário, corrigir as pendências.

Principais Motivos que Levam o MEI à Malha Fina
Embora o MEI tenha obrigações fiscais mais simples em comparação com outros tipos de empresa, alguns deslizes podem levar à retenção da Declaração Anual do Simples Nacional para o MEI (DASN-SIMEI) na malha fina. Os principais motivos incluem:

Omissão de Receita: Este é um dos erros mais comuns. O MEI é obrigado a declarar toda a receita bruta obtida durante o ano anterior. Não declarar alguma venda ou serviço prestado pode gerar inconsistências com as informações de movimentação bancária ou de adquirentes de cartão, por exemplo.
Informações Incorretas sobre Atividades: É crucial que a atividade principal e as atividades secundárias (se houver) declaradas no DASN-SIMEI correspondam à real atuação do MEI. Divergências podem levantar suspeitas.
Extrapolação do Limite de Faturamento: O limite anual de faturamento do MEI é um dos pontos mais importantes. Ultrapassar esse limite (atualmente em R$ 81.000,00) obriga o MEI a migrar para outro regime tributário. Não comunicar essa mudança e continuar declarando como MEI pode gerar problemas.
Erros no Preenchimento da DASN-SIMEI: Digitação incorreta de valores, CNPJ de clientes ou fornecedores, ou outras informações podem levar a inconsistências.

Não Entrega da DASN-SIMEI:

Atrasar ou não entregar a Declaração Anual dentro do prazo estabelecido pela Receita Federal é uma infração que pode gerar multa e, consequentemente, levar à análise da malha fina em anos futuros.
Inconsistências com Outras Declarações: Se o MEI também for obrigado a entregar outras declarações como pessoa física (por exemplo, Imposto de Renda Pessoa Física – IRPF, caso se enquadre nos critérios de obrigatoriedade), informações divergentes entre as declarações podem acionar a malha fina.

Problemas com as Notas Fiscais:

Embora nem sempre obrigatório, a emissão correta de notas fiscais é importante para comprovar a receita. A falta de emissão ou informações incorretas nas notas podem gerar dúvidas para a Receita Federal.
Como Evitar a Malha Fina Sendo MEI?
A melhor forma de evitar cair na malha fina é manter a organização e o controle das suas finanças e obrigações fiscais. Siga estas dicas:

Registre Todas as Suas Receitas: 

Mantenha um controle rigoroso de todas as suas vendas e serviços prestados, seja em dinheiro, cartão, transferência ou outras formas de pagamento. Utilize planilhas, aplicativos ou softwares de gestão para auxiliar nesse controle.
Emita Notas Fiscais (Quando Necessário ou Desejado): Mesmo que a emissão não seja obrigatória para todas as operações, emitir notas fiscais é uma boa prática para comprovar suas transações e organizar suas finanças.

Acompanhe Seu Faturamento Mensal:

Monitore de perto o seu faturamento para não ultrapassar o limite anual do MEI. Caso perceba que está se aproximando do limite, procure orientação para entender os próximos passos e a necessidade de migrar para outro regime tributário.
Preencha a DASN-SIMEI com Atenção: Dedique tempo e atenção ao preenchimento da Declaração Anual. Revise os valores e as informações antes de enviar. Em caso de dúvidas, procure informações nos canais oficiais da Receita Federal ou consulte um profissional contábil.

Cumpra os Prazos de Entrega:

Fique atento ao prazo final para a entrega da DASN-SIMEI e não deixe para a última hora. A entrega dentro do prazo evita multas e outros problemas.
Mantenha Seus Dados Cadastrais Atualizados: Certifique-se de que seus dados cadastrais como MEI (endereço, atividades, etc.) estão sempre atualizados junto à Receita Federal.
Se Você Também Declara o IRPF: Garanta que as informações declaradas no seu Imposto de Renda Pessoa Física (se houver obrigatoriedade) sejam consistentes com as informações da sua empresa MEI.

Guarde Comprovantes:

Mantenha guardados por pelo menos 5 anos todos os documentos que comprovam suas receitas, despesas e outras informações relevantes para a sua atividade como MEI.

O Que Fazer se Cair na Malha Fina?

Se você receber uma notificação da Receita Federal informando que sua DASN-SIMEI caiu na malha fina, não se desespere. O primeiro passo é verificar o motivo da retenção. A Receita Federal geralmente informa qual inconsistência foi identificada.

Após identificar o erro, você terá a oportunidade de corrigir as informações por meio de uma declaração retificadora. É importante fazer essa correção o mais rápido possível para evitar a cobrança de multas e juros.

Em alguns casos, a Receita Federal pode solicitar documentos e informações adicionais para comprovar a veracidade dos dados declarados. Nesses casos, responda à solicitação dentro do prazo e forneça as informações solicitadas de forma clara e organizada.

Se você tiver dificuldades em identificar o erro ou em realizar a correção, é altamente recomendável buscar o auxílio de um profissional contábil. Um contador especializado em MEI poderá analisar a sua situação, identificar as pendências e orientá-lo sobre a melhor forma de regularizar a sua situação fiscal.

Conclusão

Ser MEI traz muitas vantagens, como a simplificação tributária e a facilidade de formalização. No entanto, é fundamental lembrar que o cumprimento das obrigações fiscais é essencial para evitar problemas com a Receita Federal, incluindo a temida malha fina. Mantenha suas finanças organizadas, acompanhe seu faturamento, preencha a DASN-SIMEI com atenção e, em caso de dúvidas, não hesite em buscar ajuda profissional. Ao seguir essas dicas, você poderá focar no crescimento do seu negócio com tranquilidade, sabendo que sua situação fiscal está em dia.